دليل نظام بن عون

عمل بن عون يقوم على عقود مع عملاء لتوريد عمالة بمهن محددة إلى مواقعهم. الشركة تدفع رواتب هؤلاء العمال، وتصدر للعميل فاتورة شهرية بأسعار البيع المتفق عليها، والفرق بين الاثنين هو ربحها.

النظام يجمع هذا العمل كله في مكان واحد ويربطه في دورة واحدة. كل رقم في راتب العامل، وكل رقم في فاتورة العميل، يعود إلى مصدر واحد هو كشف الحضور المعتمد. لذلك لا تتعارض الأرقام بين الأقسام، ولا يحتاج أحد إلى إعادة إدخال المعلومة نفسها مرتين.

هكذا تظهر الأقسام في القائمة الجانبية للنظام. كل اسم هنا رابط إلى شرحه في هذا الدليل. ولا يرى المستخدم من هذه القائمة إلا ما يسمح به دوره.

ثمانية مبادئ تتكرر في كل أقسام النظام. فهمها يفسّر معظم ما ستراه لاحقاً.

يأتي النظام بخمسة أدوار جاهزة. الدور يحدد الأقسام التي تظهر للمستخدم والعمليات التي يستطيع تنفيذها. يمكن تعديل صلاحيات أي دور أو إنشاء أدوار جديدة من الأدوار.

عشرة أنواع من الطلبات تمر بالدورة نفسها: كشوف الحضور، والإجازات، والبنود المالية، والسلف، ومسيرات الرواتب، ومسيرات العمالة تحت الطلب، ومسيرات الفوترة، والمصروفات، وسداد الرسوم، والمخالصات.

1. مسودة
2. إرسال
3. بانتظار المراجعة
4. بانتظار الاعتماد
5. معتمد
6. التنفيذ

في أي مرحلة يستطيع المراجع أو المعتمد إرجاع الطلب لصاحبه ليعدّله، أو رفضه نهائياً، مع ملاحظة مكتوبة.

من يراجع ومن يعتمد (الإعداد الافتراضي)

بعد التهيئة وتسجيل العملاء والعقود والعمال مرة واحدة، يتكرر العمل كل شهر بهذا الترتيب:

ماذا يحتوي

• المستخدمون: إنشاء الحساب بالاسم والبريد وكلمة المرور والدور، وتعطيله أو تفعيله، ومعرفة تاريخ آخر دخول وسجل نشاطه.
• الأدوار: الأدوار الخمسة الجاهزة، مع إمكانية إنشاء دور جديد واختيار صلاحياته من مصفوفة مفصلة لكل قسم (عرض، إنشاء، تعديل، مراجعة، اعتماد، صرف، تصدير...).
• نوع الحساب يُحدَّد تلقائياً حسب ما يرتبط به: موظف، أو عامل، أو جهة تواصل عميل، أو حساب نظام.

قواعد مهمة

• تعطيل الحساب يُنهي دخوله فوراً، حتى لو كان صاحبه متصلاً في تلك اللحظة.
• تكرار محاولات الدخول الخاطئة يقفل الحساب مؤقتاً لحمايته.
• حسابات العملاء تدخل البوابة فقط ولا تصل إلى شاشات الشركة، وحسابات الشركة لا تدخل البوابة.
• بعض الصلاحيات حساسة ومستقلة، مثل رؤية الراتب الأساسي، ورؤية مبالغ المخالصات، ورؤية الربحية.

الفكرة

النظام يفرّق بين نوعين من الناس. الموظف يعمل داخل الشركة ويدير عملها، فلا يُسند إلى عميل ولا يُفوتر عنه. أما العامل فيُورَّد إلى العميل، ويُسند ويُفوتر وتُصرف رواتبه من المسير. القاعدة البسيطة: من يدير المواقع موظف، ومن يُورَّد للعميل عامل.

ماذا يحتوي ملف الموظف

• نظرة عامة: البيانات الشخصية والوظيفية (الرقم الوظيفي، القسم، المسمى، تاريخ التعيين، الحالة)، وبطاقة حساب الدخول.
• المواقع المشرف عليها: كل مواقع العقود التي يشرف عليها، النشطة أولاً.
• الوثائق: الهوية أو الإقامة، والجواز، والعقد الوظيفي... مع تنبيهات الانتهاء.
• سجل العمليات: كل إضافة وتعديل وتعطيل وربط حساب.

قواعد مهمة

• حساب دخول واحد لكل موظف: يُنشأ جديداً، أو يُربط بحساب موجود، أو يُفك ربطه.
• الموظف الذي ترك العمل يُعطَّل ولا يُحذف، فيختفي من القوائم ويبقى تاريخه. الحذف للأخطاء فقط.
• رواتب الموظفين الداخليين وإجازاتهم ليست ضمن هذه النسخة؛ الرواتب في النظام للعمال.

• إضافة مهنة، وتعديلها، وتعطيلها.
• المهنة المعطلة لا تظهر عند تسجيل عامل جديد، ويبقى العمال الحاليون عليها كما هم.
• تأكد أن كل مهنة تحتاجها في عقودك موجودة قبل إنشاء العقد.

ماذا يحتوي ملف العميل

• البيانات الأساسية: الاسم، والرقم الضريبي، والسجل التجاري، والقطاع، ومدة السداد، والمدينة والعنوان، والهاتف والبريد.
• جهات التواصل: الأشخاص المسؤولون لدى العميل، وأحدهم جهة رئيسية.
• المواقع: أماكن العمل التي يُورَّد إليها العمال، بالمدينة والمنطقة والعنوان وتحديدها على الخريطة.
• العقود والفواتير والتحصيل والوثائق والسجل.
• تبويب البوابة: تفعيل بوابة العميل لهذا العميل، وتفعيل عرض الفواتير فيها، واختيار مدير الحساب، ودعوة جهات التواصل للدخول.

قواعد مهمة

• الموقع شرط أساسي: بدونه لا يُسند عامل ولا تصدر فاتورة.
• مدة السداد (مثلاً 30 يوماً) تحدد تاريخ استحقاق الفاتورة تلقائياً عند إصدارها.
• الرقم الضريبي للعميل يُطبع على فاتورته.

الفكرة: نتعاقد على شاغر، لا على شخص

العميل يطلب مثلاً «3 عمال نظافة وفني تكييف واحد». كل واحد من هؤلاء شاغر له سعر بيع ثابت في العقد، أياً كان العامل الذي يشغله. لذلك تبديل عامل بآخر لا يغيّر قيمة الفاتورة.

إنشاء العقد: معالج من أربع خطوات

1. التفاصيل
2. المهن والأسعار
3. المواقع
4. المراجعة
5. تفعيل العقد

• التفاصيل: العميل، ونوع العقد (حكومي أو قطاع خاص)، ونوع الخدمة، وتاريخ البداية والنهاية، وطريقة الفوترة (شهري، يومي، بالساعة).
• المهن والأسعار: لكل مهنة العدد المطلوب، وسعر البيع، وأيام العمل الشهرية التي يُقسم عليها السعر، وساعات اليوم، وطريقة حساب الساعة الإضافية (قيمة ثابتة أو محسوبة من السعر) ومعاملها. وسعر الساعة الإضافية على العميل يُشتق من سعر البيع: السعر ÷ أيام العمل ÷ ساعات اليوم × المعامل.
• المواقع: اختيار مواقع العميل المشمولة بالعقد، ولكل موقع مشرف وحالة.

حالات العقد

1. مسودة
2. ساري
3. موقوف
4. منتهٍ

وحالات أخرى: مُنهى (إنهاء مبكر)، ومُجدّد، ومؤرشف. يوم نهاية العقد يوم عمل كامل، ثم يصبح العقد «منتهياً» تلقائياً من اليوم التالي دون تدخل أحد، ويصبح عماله «متاحين» من اليوم التالي أيضاً. وتمديد تاريخ النهاية يعيد العقد «سارياً».

داخل ملف العقد

• التغطية: المطلوب لكل مهنة مقابل المسند فعلاً، والخانات غير المغطاة.
• التكاليف: المصروفات والرسوم المرتبطة بالعقد، مجمعة حسب من يتحملها.
• الوثائق والسجل.

قواعد مهمة

• لا يظهر زر التفعيل قبل إضافة مهنة واحدة وموقع واحد على الأقل، ولا تتكرر المهنة في العقد نفسه.
• النظام لا يفوتر ولا يدفع عن أي يوم خارج مدة العقد، ولا عن أي يوم خارج فترة إسناد العامل حتى لو بقي ظاهراً في كشف الحضور.
• قيمة اليوم = السعر الشهري ÷ أيام العمل الشهرية في العقد. مثال: 2,600 ÷ 26 = 100 ريال لليوم.
• هامش الأيام: إذا كانت أيام العقد أقل من أيام العمل المتاحة في الشهر، فالفرق هامش للعامل. الغياب داخل هذا الهامش لا يُخصم من الراتب ولا من الفاتورة.

تغيير مدة العقد وإنهاؤه

• الإنهاء المبكر يضبط تاريخ نهاية العقد على تاريخ الإنهاء، وبعده لا تُعدَّل تواريخ العقد.
• لا تُقصَّر مدة العقد بحيث تُخرج يوماً معتمداً أو قيد المراجعة في كشف حضور، أو شهراً عليه مسير فوترة. أما كشف الشهر وهو مسودة فتُحذف أيامه الواقعة بعد تاريخ النهاية الجديد تلقائياً.
• الإسناد المخطط له الذي لم يبدأ بعد يُحذف تلقائياً إذا انتهى العقد قبل بدايته، ويُسجَّل ذلك في سجل العقد.
• التمديد: عدّل تاريخ نهاية العقد إلى تاريخ لاحق، فيعود العقد «سارياً». أما إذا ضغطت تجديد فيصبح العقد «مُجدّداً»، وبعد تمديد تاريخه اضغط تفعيل ليعود «سارياً». العقد «المُجدّد» لا يُسند إليه عامل جديد قبل التفعيل.
• بعد التمديد يعود فقط الإسناد الذي أوقفه انتهاء العقد: الإسناد الذي ليس له تاريخ نهاية، أو الذي تاريخ نهايته بعد نهاية العقد القديمة فيعود حتى تاريخه هو.
• أما الإسناد الذي أُنهي بقرار في تاريخ نهاية العقد أو قبله، مثل «انتهاء الموسم» أو النقل إلى موقع آخر، فيبقى «منتهياً». لإرجاع العامل أنشئ له إسناداً جديداً يبدأ من يوم عودته.
• ولا يعود الإسناد أيضاً إذا عمل العامل في مكان آخر خلال الفترة بين النهاية القديمة والتمديد، أو صُرف له مبلغ انتظار عنها: يُغلق عند النهاية القديمة، وتظهر رسالة بعدد هذه الإسنادات.
• لا يُؤرشف العقد وعليه كشف حضور أو مسير لم يكتمل، أو مسير فوترة معتمد لم تصدر فواتيره.
• ولا يُؤرشف العقد ما دام فيه شهر كان عليه عمال ولا يوجد له كشف حضور معتمد، لأن العقد المؤرشف لا يُفتح له كشف، فتظهر رسالة تذكر الشهر. العقد الذي لم يُسند إليه أحد يُؤرشف مباشرة.
• العقد المؤرشف لا تُعدَّل بياناته ولا مهنه ولا مواقعه، ويمكن رفع وثائقه.
• لا تُحذف مهنة أو موقع سبق أن أُسند إليه عامل، حفاظاً على تاريخ الحضور والرواتب والفواتير. البديل: إغلاق الموقع، بعد انتهاء آخر إسناد عليه.

بيانات العامل

الاسم، والرقم الوظيفي، والمهنة، والنوع (سعودي أو وافد) وما يتبعه: الهوية للسعودي، أو الإقامة والجواز ونوع الكفالة للوافد. ثم الجنسية، وتاريخ الميلاد والتعيين، والجوال، والآيبان، والراتب الأساسي.

ملف العامل

تبويبات تجمع كل ما يخصه من الأقسام الأخرى: الوثائق، والإسنادات، والحضور، والإجازات، والعهد، والبنود المالية، والسلف، والرواتب، والمصروفات والرسوم، والمخالصة، والسجل.

حالتان مختلفتان لكل عامل

• الحالة الوظيفية (علاقته بالشركة): نشط ← تحت المخالصة ← منتهي الخدمة.
• الحالة التشغيلية (ماذا يفعل الآن)، ويحسبها النظام تلقائياً من التواريخ: جديد غير مُسنَد (لم يُسند من قبل)، أو موزّع على عقد، أو متاح (سبق إسناده وينتظر إسناداً جديداً)، أو في إجازة، أو خارج الخدمة.

قواعد مهمة

• الراتب الأساسي سري: لا يظهر إلا لمن يملك صلاحيته، ولا يظهر أبداً في أي شيء يخص العميل.
• رقم الإقامة والهوية يُتحقق من صحتهما ولا يتكرران، ولا يُقبل تاريخ تعيين في المستقبل.
• العامل الذي ليس له آيبان يُصرف راتبه نقداً.
• إنهاء الخدمة ينهي كل إسنادات العامل في تاريخ خروجه، حتى الإسناد الذي له تاريخ نهاية لاحق، فلا يُنشأ له أي يوم حضور بعده، وتُحذف أيامه في كشف الحضور المسودة بعد تاريخ الخروج. ولا يُنفَّذ ما دامت للعامل مخالصة مفتوحة.
• إذا كان للعامل إسناد مخطط له لم يبدأ بعد، يُلغى تلقائياً عند الخروج ويظهر إشعار بذلك ويُسجَّل في سجل العامل. أما الإسناد الذي بدأ فعلاً بعد تاريخ الخروج فيمنع الخروج حتى يكون تاريخ الخروج في تاريخ بدايته أو بعده.

• الوحدة: الاسم، والمدينة والحي والعنوان، والموقع على الخريطة، وعدد الغرف والطوابق، والسعة.
• التسكين: العامل، ونوع السكن (سكن الشركة أو سكن العميل)، والطابق والغرفة، وتاريخ البداية.
• النقل والإخلاء: نقل العامل بين الوحدات أو إخلاؤه، مع حفظ تاريخ إقامته كاملاً.
• مؤشر الإشغال: المشغول من السعة والمتبقي في كل وحدة.

قواعد مهمة

• للعامل سكن واحد في وقت واحد، ولا يتجاوز رقم الغرفة أو الطابق ما في الوحدة.
• العامل الساكن في سكن العميل لا يُحسب في إشغال سكن الشركة.
• السكن متابعة إدارية: لا يغيّر الراتب ولا الفاتورة مباشرة.

العمليات

• إسناد عامل: العامل، والعقد، والمهنة (الشاغر)، والموقع، وتاريخ البداية.
• النقل: إلى موقع آخر أو عقد آخر. ينتهي الإسناد القديم في اليوم السابق للنقل ويبدأ الجديد، ويبقى التاريخ كاملاً. وأيام الإسناد القديم في كشف الحضور المسودة ابتداءً من يوم النقل تُحذف، فلا يظهر العامل في الكشف مرتين.
• الإنهاء: تحديد تاريخ نهاية الإسناد بسبب مكتوب، أو تقديم تاريخ نهاية مخطط له، ولا يمكن تأخيره. يبقى العامل «موزّعاً» حتى تاريخ النهاية ولو كان في المستقبل، ثم يصبح «متاحاً» من اليوم التالي وهو ما زال موظفاً في الشركة. وأيام هذا الإسناد في كشف الحضور المسودة بعد تاريخ النهاية تُحذف تلقائياً.

المؤشرات

نسبة الإسناد، والخانات غير المغطاة (عدد ما تطلبه العقود ولم يُسند إليه أحد بعد)، وتظهر في لوحة التحكم وفي ملف العقد.

قواعد مهمة

• لا يُغطّى يوم عمل مرتين: في كل يوم يكون العامل في واحد فقط من ثلاثة: إسناد أساسي، أو يوم بديل، أو مسير عمالة تحت الطلب.
• الإسناد يتطلب عقداً سارياً وموقعاً نشطاً في العقد.
• لا يُقبل تاريخ بداية في الماضي، ولا قبل بداية العقد، ولا يمتد الإسناد بعد نهاية العقد.
• لا يُسند عامل تحت المخالصة أو منتهي الخدمة.
• لا يُسند عامل ولا يُنقل ولا يُعيَّن بديلاً في فترة يغطيها مسير عمالة تحت الطلب له. يُخرج من المسير أولاً.
• يوم البديل ثابت: لا يُنهى ولا يُنقل.
• الإسناد في منتصف الشهر يُحتسب بالتناسب، بالأيام نفسها في الراتب وفي الفاتورة.

دورة العهدة

1. تسليم
2. قيد العهدة
3. إرجاع وفحص
4. مقفلة أو مُحمّلة أو مشطوبة

• التسليم: العامل، والصنف، والكمية، والرقم التسلسلي، والقيمة، وتاريخ التسليم، والمسلِّم، وإقرار الاستلام.
• عند الإرجاع: السليمة تُقفل. التالفة أو المفقودة إما تُحمَّل على العامل أو تُشطب خسارةً على الشركة.

قواعد مهمة

• تسليم العهدة لا ينتج أي حركة مالية.
• التحميل على العامل ينشئ بند خصم على راتبه، ولا يُخصم إلا بعد اعتماده.
• لا تُنفَّذ مخالصة وعلى العامل عهدة غير مسوّاة.

ماذا يحتوي

• الأنواع: سنوية، مرضية، طارئة، بدون راتب، سفر.
• الأرصدة: المستحق والمستخدم والمتبقي لكل عامل ونوع.
• الطلب: العامل، والنوع، ومن تاريخ إلى تاريخ، والسبب. عدد الأيام يحسبه النظام.

1. طلب
2. مراجعة الموارد البشرية
3. اعتماد المدير العام
4. تُختم أيام الكشف وينقص الرصيد

قواعد مهمة

• عند الاعتماد تظهر أيام الإجازة في كشف الحضور «في إجازة» تلقائياً.
• الإجازة السنوية مدفوعة للعامل، والإجازة بدون راتب تُخصم من راتبه.
• يوم الإجازة لا يُفوتر على العميل، لأن الشاغر لم يُشغل في ذلك اليوم.
• يظهر العامل «في إجازة» خلال أيامها فقط، ويمكن إسناده بعد انتهائها.
• إذا نُقل العامل خلال إجازته، تُسجَّل أيامها على الإسنادين، كلٌّ في فترته.

البيانات

العامل، والمبلغ، وتاريخ الطلب، وعدد الأقساط (حتى 30 قسطاً)، وشهر بداية الخصم (بعد شهر الطلب)، والسبب والمرفق.

1. طلب
2. مراجعة المحاسب
3. اعتماد المدير العام
4. صرف
5. خصم الأقساط شهرياً
6. مسددة

الصرف يرقّم السلفة، ويبني جدول الأقساط، ويسجل القيد المحاسبي.

قواعد مهمة

• مجموع الأقساط يساوي مبلغ السلفة بالضبط.
• القسط لا يجعل صافي الراتب سالباً: يُخصم المتاح ويُرحَّل الباقي للشهر التالي.
• المتبقي من السلفة عند مغادرة العامل تصفّيه المخالصة.
• المبالغ التي يتحملها العامل من مصروف أو رسم حكومي تظهر هنا أيضاً ديناً يُسترد بالطريقة نفسها.

الأنواع

• تزيد الراتب: مكافأة، وحافز، وبدل (مثل بدل السكن أو النقل).
• تنقص الراتب: جزاء، وخصم.
• البند إما لمرة واحدة في شهر محدد، أو متكرر من شهر إلى شهر (كبدل شهري).

الجزاء من اللائحة

عند تسجيل جزاء يُختار رمز المخالفة وتاريخ وقوعها فقط. النظام يعرف كم مرة تكررت المخالفة خلال السنة، فيحدد الدرجة ويحسب المبلغ من أجر يوم العامل. مثال: غياب يوم دون إذن، المرة الأولى، عقوبتها أجر يومين: 2 × 50 = 100 ريال.

1. تسجيل
2. مراجعة المحاسب
3. اعتماد المدير العام
4. يدخل أول مسير رواتب تلقائياً

قواعد مهمة

• البند المعتمد لا يسجل قيداً وحده؛ يُقيد عند قفل مسير الرواتب الذي يدخله.
• الجزاء منفصل عن خصم يوم الغياب: يوم الغياب يُخصم مرة، والجزاء يُضاف إليه إن سُجل.
• الجزاء شأن داخلي بين الشركة والعامل: لا يظهر للعميل ولا يؤثر على فاتورته.

• الاسم، والتصنيف، والمدينة، والرقم الضريبي، وشروط الدفع.
• إجمالي ما صُرف لكل مورد من المصروفات والرسوم.
• التفعيل والتعطيل. المورد المحذوف يبقى اسمه ظاهراً في السجلات القديمة.

ثلاثة أسئلة لكل مصروف

• النوع: تشغيلي، أو موقع، أو نقل، أو سكن، أو مشتريات، أو أخرى.
• من يتحمله: الشركة، أو العميل، أو العامل. هذا السؤال وحده يغيّر ما يحدث بعد الصرف.
• الربط: عقد وموقع، أو عامل، أو سكن، أو مورد.

1. تسجيل مع مرفق
2. مراجعة المحاسب
3. اعتماد المدير العام
4. صرف

قواعد مهمة

• كل مصروف يحتاج مرفقاً واحداً على الأقل (فاتورة أو إيصال).
• الاعتماد لا يحرك مالاً؛ الصرف هو الذي يرقّم المستند ويسجل القيد ويوجّه التكلفة. الطلب المرفوض لا يستهلك رقماً.
• التصحيح بالإلغاء الذي يعكس القيد. ويُمنع الإلغاء إذا كان المصروف قد فُوتر على العميل أو بدأ استرداده من العامل.
• من يملك صلاحية «عرض الكل» يرى كل المصروفات، والبقية يرون ما سجلوه بأنفسهم فقط.

• يُسجل الرسم مرتبطاً بالعامل، ويمكن ربطه بالعقد والموقع، مع الجهة المستفيدة.
• يمر بدورة المصروف نفسها: تسجيل ومراجعة واعتماد ثم صرف.
• يتحمله الشركة أو العامل فقط. الرسوم الحكومية لا تُفوتر على العميل.
• الرسم المرتبط بعقد وموقع يُحسب في ربحية ذلك الموقع. وإن رُبط بالعقد دون موقع ظهر في صف «غير منسوب».

فتح الكشف

• العقد، والشهر، ومصدر الحضور (إدخال إداري، أو ملف من العميل، أو تطبيق المشرف)، وحصة العامل من الإضافي.
• إنشاء الأيام: ينشئ النظام سجلاً لكل يوم لكل عامل داخل فترة إسناده ومدة العقد. أيام الراحة الأسبوعية تظهر «راحة»، وأيام الإجازات المعتمدة تظهر «في إجازة» تلقائياً.

تعديل اليوم

• الحالة: حاضر، أو غائب، أو في إجازة.
• نوع الغياب: بعذر أو بدون عذر، مع السبب. هذا ما يحدد الخصم.
• نوع اليوم: عادي، أو راحة أسبوعية، أو عطلة رسمية.
• الساعات الإضافية وملاحظة.

الإحلال (العامل البديل)

إذا غاب عامل يمكن إحلال عامل «متاح» مكانه في اليوم نفسه، بشرط ألا يكون في إجازة ذلك اليوم ولا مشمولاً بمسير عمالة تحت الطلب لتلك الفترة. العميل استلم عاملاً على الموقع، فلا يُخصم منه ذلك اليوم ولا يُفوتر مرتين. أما الراتب فيُدفع للبديل عن عمله.

ملخص الكشف

لكل عامل: أيام العمل المقررة، والحضور، والغياب، والإجازة، والساعات الإضافية، ونسبة الحضور. وللكشف إجمالي عام.

1. مفتوح
2. إرسال
3. مراجعة المشرف
4. اعتماد المدير العام
5. معتمد ومقفل

واردة من البوابة

شاشة فرعية تستقبل ملفات الحضور التي يرفعها العميل من بوابته. يقرر فريق بن عون: قبول الملف (فيُفتح الكشف أو يُربط بالكشف القائم) أو إعادته للعميل بسبب. الملف مرجع، والإدخال الفعلي يتم في الكشف.

قواعد مهمة

• كشف واحد لكل عقد في كل شهر.
• كل شهر بشهره: لا يُفتح كشف لشهر لم يبدأ بعد.
• لا يُفتح كشف لعقد مسودة أو مؤرشف، ويجب أن يحتوي الشهر يوماً واحداً على الأقل من مدة العقد.
• إنهاء العقد في منتصف الشهر وكشفه مسودة يحذف أيام الكشف بعد تاريخ الإنهاء تلقائياً. أما إذا كان الكشف قيد المراجعة أو الاعتماد فيُرفض الإنهاء حتى يُعاد الكشف.
• بعد الاعتماد لا يُعدَّل الكشف.
• عند اعتماد الكشف يصل العميل إشعار بذلك في بوابته.

سطر كل عامل

الأساسي حسب أيامه + الإضافي + المكافآت والبدلات والحوافز − الجزاءات والخصومات − أقساط السلف واسترداد الرسوم = صافي الراتب.

• قيمة اليوم = الراتب الأساسي ÷ أيام العمل في العقد. مثال: 1,300 ÷ 26 = 50 ريالاً.
• الساعة الإضافية = (الأساسي ÷ أيام العقد ÷ ساعات اليوم) × المعامل × حصة العامل.
• الغياب بدون عذر يُخصم، والغياب بعذر يُدفع (حسب الإعداد)، والإجازة السنوية تُدفع، والإجازة بدون راتب تُخصم.
• العامل الذي بدأ أو انتهى في منتصف الشهر يُدفع له بنسبة أيامه.
• العامل المنقول بين عقدين في الشهر نفسه لا يتجاوز مجموع أساسيه راتب شهر كامل. عند الزيادة يُوزَّع الراتب الشهري على العقدين بنسبة أيام كل إسناد.
• قائمة «غير المشمولين» تنبّه إلى عمال نشطين ليس لهم حضور معتمد.

1. إنشاء المسير
2. مراجعة المحاسب
3. اعتماد المدير العام
4. قفل
5. صرف
6. مصروف

القفل

يستهلك المسير مصادره: تُختم البنود المالية، ويُخصم قسط السلفة وينقص رصيدها، ويسجل النظام قيد الاستحقاق لكل عامل. يمكن فك القفل لتصحيح خطأ ما لم يُصرف شيء من المسير، فيعود كل شيء كما كان.

الصرف

يُصرف المسير على دفعة أو أكثر: تختار مجموعة عمال، والطريقة (تحويل بنكي أو نقداً)، والتاريخ والمرجع. لكل صرف رقم وقيد محاسبي. ولكل عامل قسيمة راتب تُطبع PDF.

قواعد مهمة

• صافي الراتب لا يكون سالباً أبداً.
• المسير يُبنى من حضور معتمد فقط.
• الصرف البنكي يُسجل في النظام.

• المسير: الدورية (أسبوعي أو شهري)، والفترة، وسطر لكل عامل بمبلغ يُحدد يدوياً.
• يمر بالمراجعة والاعتماد، ثم يُصرف ويُسجل قيده.

من يدخل المسير

الأهلية تُحسب على فترة المسير كلها، لا على يوم اليوم. يدخل العامل إذا تحققت كل الشروط:

• كان على رأس العمل في الفترة.
• سبق أن أُسند قبل بداية الفترة.
• ليس له إسناد ولا يوم بديل في أي يوم من الفترة. يوم بديل واحد يُخرجه من الفترة كلها.
• ليس له إجازة معتمدة في الفترة.
• غير مشمول بمسير عمالة تحت طلب آخر للفترة نفسها.

قواعد مهمة

• يُعاد فحص الأهلية عند الصرف على الفترة نفسها، فالاستقالة اللاحقة لا تُسقط حق العامل عن فترة كان فيها على رأس العمل.
• لا يجتمع للعامل راتب مسير ومبلغ انتظار عن اليوم نفسه.
• هؤلاء العمال هم أيضاً المصدر الطبيعي للبدلاء عند الإحلال في الحضور.

بنود المسير

• توريد عمالة: سطر لكل عامل: السعر، وأيام الإسناد، والغياب والإجازة، والخصم، والمبلغ.
• ساعات إضافية: الساعات المعتمدة × سعر ساعة العميل.
• مصروفات مُعاد تحميلها: تُضاف تلقائياً من المصروفات التي يتحملها العميل.
• بنود يدوية: بدل أو خصم متفق عليه مع العميل، بوصف واضح.
• إجمالي لكل موقع، ومعاينة الفاتورة لكل موقع بشكلها النهائي قبل الاعتماد.

قواعد الفوترة

• نُفوتر الشاغر لا الشخص: الشاغر المشغول طوال الشهر يُفوتر بسعره كاملاً.
• كل يوم عمل لم يحضر فيه أحد (غياب بعذر أو بدونه، أو إجازة) يُخصم بقيمة يوم.
• اليوم الذي غطاه بديل يُفوتر مرة واحدة، ولا يُخصم.
• يوم الراحة والعطلة لا يُحتسب ولا يُخصم.
• البداية أو النهاية في منتصف الشهر تُفوتر بنسبة الأيام.

1. إنشاء
2. إعادة الاحتساب عند الحاجة
3. مراجعة المحاسب
4. اعتماد المدير العام
5. إصدار الفواتير

قواعد مهمة

• لا يُنشأ مسير فوترة بدون كشف حضور معتمد.
• المسير نفسه لا يسجل أي قيد محاسبي؛ القيد يُسجل عند إصدار الفاتورة.
• إعادة الاحتساب تحدّث البنود المحسوبة من الحضور، وتبقى البنود اليدوية كما هي.

لماذا فاتورة لكل موقع؟

لأن كل موقع قد يُراجَع ويُسدَّد عند العميل على حدة. العقد الذي يغطي خمسة مواقع تصدر عنه خمس فواتير في الشهر. والموقع الذي ليس عليه مبلغ لا تصدر له فاتورة.

محتوى الفاتورة

• بيانات البائع والمشتري ورقمهما الضريبي، وفترة الخدمة، ورقم العقد والموقع، وتاريخ الإصدار والاستحقاق، ورمز QR.
• البنود مجمعة حسب النوع: توريد عمالة، وساعات إضافية، ومصروفات مُعاد تحميلها، وبنود متفق عليها. عند تعدد المهن في الموقع يُكتب سعر الوحدة «متعدد».
• خصم الغياب مطروح أصلاً داخل البنود، ويُذكر في التذييل للإفصاح فقط. ثم ضريبة القيمة المضافة 15% والإجمالي.

حالات الفاتورة (يحسبها النظام من الدفعات)

1. صادرة
2. مسددة جزئياً
3. مسددة

وتظهر متأخرة السداد إذا تجاوزت تاريخ استحقاقها دون سداد كامل، وملغاة إذا أُلغيت. لا أحد يغيّر الحالة يدوياً.

الإصدار والإلغاء

• عند الإصدار: تاريخ الإصدار اليوم، وتاريخ الاستحقاق = الإصدار + مدة سداد العميل. ويسجل النظام قيد الإيراد والضريبة على ذمة العميل.
• الفاتورة الصادرة لا تُعدَّل ولا تُحذف. التصحيح بالإلغاء بسبب مكتوب، فيُعكس القيد ويُحرق الرقم، ثم تصدر فاتورة جديدة برقم جديد. الفراغ في تسلسل الأرقام أمر طبيعي.
• لا تُلغى فاتورة عليها سداد قبل فك تخصيص ذلك السداد.
• تُطبع الفاتورة PDF بالعربية، ويمكن إرسالها للعميل بالبريد، ورفع نسختها الموقعة للأرشيف.

• الدفعة: العميل، والتاريخ، والمبلغ، والطريقة (تحويل بنكي، شيك، نقداً، بطاقة، أخرى)، والمرجع.
• التوزيع: الدفعة الواحدة تُوزع على عدة فواتير، يدوياً أو «الأقدم أولاً».
• المبلغ غير الموزع يبقى رصيداً دائناً للعميل يُوزع على فاتورة لاحقة.
• كل دفعة لها سند قبض مرقّم يُطبع ويُرسل بالبريد، وقيد محاسبي يسجله النظام.
• إلغاء الدفعة بسبب مكتوب يعكس القيد ويعيد الفواتير مفتوحة.

التفعيل

من ملف العميل ← تبويب البوابة: تفعيل البوابة لهذا العميل، وتفعيل عرض الفواتير فيها (اختياري)، واختيار مدير الحساب، ثم دعوة جهات التواصل. تصل الدعوة بالبريد برابط يعيّن منه الشخص كلمة مروره.

ماذا يرى العميل

• الرئيسية: مؤشرات آخر شهر معتمد: التغطية، ونسبة الحضور، والغياب والإجازات، والساعات الإضافية، والرصيد المفتوح، وأجندة الاستحقاقات.
• عقدي: المهن والأعداد المطلوبة والمسندة، ونسبة الحضور لكل مهنة وموقع، دون أسعار.
• العمالة: الأسماء والمهن والجنسيات والمواقع وتاريخ بدء العمل ونسب الحضور.
• كشوف الحضور: شهراً بشهر، المعتمدة فقط، مع رفع ملف الحضور لشهر منتهٍ ونماذج جاهزة للتحميل.
• الفواتير وكشف الحساب: مع تحميل كل فاتورة PDF.
• الإشعارات وحسابي.

ما لا يراه العميل أبداً

• رواتب العمال، وأسعار البيع لكل عامل، والهويات والإقامات والجوازات والآيبانات.
• الجزاءات والسلف والمكافآت، ومسودات الكشوف، والإشعارات الداخلية للشركة.
• بيانات أي عميل آخر.

متى نعمل مخالصة؟

• نعم: خروج نهائي، أو انتهاء خدمة، أو استقالة، أو نقل خارجي، أو إنهاء عقد العامل.
• لا: انتهاء إسناد العامل أو انتهاء عقد العميل والعامل باقٍ في الشركة. هنا ينتهي الإسناد ويصبح العامل «متاحاً».

كيف تعمل

• فحص ما هو مفتوح: يعرض النظام كل ما يمنع الإغلاق أو يحتاج انتباهاً، مثل رواتب شهر المغادرة غير المقفلة، أو عهدة غير مسواة، أو طلبات مفتوحة.
• المستحقات: مكافأة نهاية الخدمة، وبدل رصيد الإجازة، والراتب غير المصروف، والمكافآت.
• الخصومات: السلف المتبقية، والعهد، والجزاءات، وخصومات أخرى. والنتيجة صافٍ للعامل أو عليه.

1. مسودة
2. مراجعة المحاسب
3. اعتماد المدير العام
4. تنفيذ
5. صرف
6. مغلقة

التنفيذ يسجل القيد، ويُصدر رقم المخالصة، وينهي خدمة العامل، ويصفّي السلف والعهد، ويخلي السكن.

قواعد مهمة

• الراتب حتى آخر يوم عمل يُدفع من مسير الرواتب الشهري، والمخالصة لا تعيد حسابه.
• عند فتح مخالصة نهائية تنتهي كل إسنادات العامل في آخر يوم عمل، حتى الإسناد الذي له تاريخ نهاية لاحق، ويصبح العامل «تحت المخالصة» فلا يُسند.
• يبقى العامل «موزّعاً» حتى آخر يوم عمل، ثم «خارج الخدمة». ولا يظهر «متاحاً» أبداً.
• تعديل آخر يوم عمل في المخالصة يعدّل تاريخ نهاية الإسناد معه.
• أيام العامل في كشف الحضور المسودة بعد آخر يوم عمل تُحذف، وتعود كما كانت إذا رُفضت المخالصة أو أُلغيت.
• الإسناد المخطط له الذي لم يبدأ بعد يُلغى تلقائياً عند فتح المخالصة النهائية ويظهر إشعار بذلك، ويعود كما كان إذا رُفضت المخالصة. أما الإسناد الذي بدأ فعلاً بعد آخر يوم عمل فيمنع فتح المخالصة حتى يُصحَّح آخر يوم عمل.
• رفض المخالصة أو إلغاؤها قبل التنفيذ يعيد العامل «نشطاً» إلى إسناده كما كان.
• لا تُنفَّذ المخالصة قبل آخر يوم عمل.
• إنهاء الخدمة المباشر من ملف العامل يُرفض ما دامت له مخالصة مفتوحة.
• المبالغ لا يراها إلا من يملك صلاحيتها (المحاسب افتراضياً).
• إلغاء مخالصة منفذة يعيد كل ما فعله التنفيذ كما كان، ويعود العامل «تحت المخالصة». وهو للمدير العام فقط وقبل صرفها.
• إذا كان الصافي على العامل يبقى ذمة عليه وتُغلق المخالصة.

• القوى العاملة: العمال النشطون والمسندون، ونسبة الإسناد، والخانات غير المغطاة.
• العملاء والعقود السارية، وحضور اليوم.
• الاعتمادات المعلقة بانتظارك.
• المالية: الفواتير المستحقة، والمتأخرات، والسلف المفتوحة.
• الربح: لمن يملك صلاحية الربحية فقط، والمبالغ لا تصل إلى من لا يحق له رؤيتها.

التقسيمات

حسب العميل، والعقد، والموقع، والمنطقة، والمشرف، ونوع الخدمة، والعامل، والمهنة، والشهر. مع رسم بياني للإيراد مقابل التكلفة عبر الأشهر.

ملاحظات تلقائية

أكثر العملاء ربحاً وأقلهم، وعقود تحتاج إعادة تسعير، وعمال تكلفتهم عالية مقابل إيرادهم، ومواقع غيابها مرتفع، والإيراد المفقود بسبب الغياب.

كيف تُقرأ الأرقام

• شهر الخدمة: كل رقم يُنسب للشهر الذي خُدم فيه، لا ليوم تسجيله. فرواتب نوفمبر وفاتورة نوفمبر تظهران معاً في نوفمبر.
• إيراد معلّق: إذا وُجدت تكلفة على عقد ولم تصدر فاتورته بعد، يُعلَّم السطر بذلك. النظام لا يقدّر إيراداً لم يصدر.
• تكاليف عامة: التكلفة غير المرتبطة بعقد (مثل إيجار السكن أو العمالة تحت الطلب) تظهر في صف مستقل، ولا توزع عشوائياً على العقود.
• مجموع الصفوف يساوي الإجمالي دائماً في كل تقسيم.

قواعد مهمة

• صلاحية الربحية لا تُعطى لأي دور افتراضياً؛ الإدارة تمنحها لمن تريد.
• التصدير CSV وPDF متاح، وكل تصدير يُسجَّل.

• أعمار الديون لكل عميل: جارٍ، و1–30 يوماً، و31–60، و61–90، وأكثر من 90، مع صافي التعرض بعد الأرصدة الدائنة.
• كشف حساب العميل: رصيد افتتاحي، ثم الفواتير والدفعات بالترتيب، ورصيد جارٍ بعد كل حركة. يُطبع ويُرسل للعميل بالبريد.
• المتبقي على كل فاتورة.

• ميزان المراجعة لأي فترة، والمدين يساوي الدائن دائماً.
• دفتر الأستاذ العام لكل حساب برصيد متحرك، ويشمل قيود العكس.
• دليل حسابات جاهز: النقدية والبنوك، وذمم العملاء، وسلف العمال، والرواتب المستحقة، وضريبة القيمة المضافة، والإيرادات، والمصروفات.

القيود التي يسجلها النظام تلقائياً

• يرى كل مستخدم الطلبات التي يحق له مراجعتها أو اعتمادها فقط، مع عدادات وفلاتر حسب النوع والحالة.
• المراجعة والاعتماد والإرجاع والرفض تتم من هنا مباشرة، مع ملاحظة.
• لكل طلب سجل مراحله: من أنشأه، ومن راجعه، ومن اعتمده، ومتى.
• الطلب المتأخر يُصعَّد للمدير العام بإشعار.

القنوات

• داخل النظام: صندوق وارد دائم لا يُعطَّل.
• البريد الإلكتروني وواتساب: يفعّلهما المدير العام عند الحاجة.

متى يصلك إشعار

• طلب ينتظر مراجعتك أو اعتمادك، أو قرار على طلب قدمته.
• طلب تأخر البت فيه (تصعيد للمدير العام).
• وثيقة قاربت الانتهاء أو انتهت، أو عقد قارب نهايته.
• انتهى العقد: عقد انتهى وأصبح عماله «متاحين»، ويذكر الإشعار عددهم: «أصبح N عامل متاح». لا يُحسب فيه العامل الذي أُسند في مكان آخر، أو تحت المخالصة، أو في إجازة.
• فاتورة تجاوزت تاريخ استحقاقها، أو انتهاء عملية طويلة مثل بناء مسير.
• إعلان إداري للجميع أو لأدوار وأشخاص محددين.

منع الإغراق

أولوية كل حدث تحدد قناته، مع ساعات هدوء ليلية، وملخص يومي بالبريد، وحد يومي لكل شخص، وتجميع الرسائل المتشابهة في إشعار واحد. وكل هذه المواعيد بتوقيت الشركة. ويستطيع كل مستخدم كتم البريد أو الواتساب لأي حدث لا يهمه. أما سجل الإرسال فيبيّن ما أُرسل وما تأجل وما فشل.

• نوع الوثيقة (إقامة، جواز، رخصة عمل، تأمين...)، ورقمها، وتاريخ الإصدار والانتهاء، والملف.
• الحالة يحسبها النظام من التاريخ: سارية، أو قاربت الانتهاء، أو منتهية.
• التنبيه قبل الانتهاء بعدد الأيام المحدد في الإعدادات.
• المرفقات تُرفع بالطريقة نفسها في الطلبات أيضاً، مثل فاتورة المصروف وإقرار استلام العهدة.

المستندات الأربعة عشر

الفاتورة الضريبية، وسند القبض، وكشف حساب العميل، ومسير الفوترة، ومسير الرواتب، وقسيمة الراتب، والسلفة، والمصروف، وسداد الرسوم، والمخالصة، وأعمار الديون، وميزان المراجعة، ودفتر الأستاذ، وتقرير الربحية.

قواعد مهمة

• المستند يُنشأ عند الطلب من البيانات المحفوظة، فإعادة طباعته تطابق الأصل دائماً.
• قوالب قابلة للتعديل من الإعدادات: النصوص، والتوقيعات، وما يظهر وما يُخفى. التصميم ثابت.
• رفع النسخة الموقعة لكل مستند لتكون الأرشيف الرسمي.
• إرسال الفاتورة وسند القبض وكشف الحساب للعميل بالبريد مباشرة.
• كل طباعة وإرسال يُسجَّل في سجل التدقيق.

• سجل عام قابل للبحث والتصفية بالشخص والقسم والفترة.
• خط زمني داخل كل ملف (عامل، عقد، فاتورة، مسير...) يعرض تاريخه كاملاً.
• يشمل الدخول، والطباعة، والتصدير، وعمليات العميل من البوابة بشارة مميزة.

• بحث، وفلاتر، وترتيب، وأعمدة تُظهر وتُخفى، وعرض جدول أو بطاقات.
• إحصاءات سريعة أعلى القائمة، وإجراءات على صف واحد أو على عدة صفوف معاً.
• تصدير CSV يفتح بالعربية بشكل صحيح في Excel.
• بحث سريع للانتقال إلى أي صفحة، وتثبيت الصفحات المستخدمة كثيراً في القائمة.
• الواجهة بالعربية من اليمين لليسار، أو بالإنجليزية، والتواريخ بتوقيت الشركة.

عميل واحد هو مجموعة رفاه للفنادق والمنتجعات، وعقد واحد بموقعين في جدة (فندق الكورنيش ومنتجع أبحر)، وخمسة عمال بثلاث مهن: ثلاثة عمال نظافة، وموظفة استقبال، وفني تكييف. أيام العمل في العقد 26 يوماً، ونوفمبر 2026 فيه 26 يوم عمل بعد استبعاد أيام الجمعة.

المسار بالترتيب

حدث واحد، أثران مختلفان

هنا يظهر فصل التكلفة عن الإيراد. عامل النظافة راتبه 1,300 (50 ريالاً لليوم) وسعر بيعه 2,600 (100 ريال لليوم):

جدول واحد يجمع ما يأخذه كل قسم وما يعطيه. اقرأه سطراً سطراً لترى كيف يتصل النظام ببعضه.